Seorang data scientist tentu membutuhkan banyak tools untuk menyelesaikan analisis mereka. Salah satu tools yang paling sering digunakan untuk memproses data adalah Microsoft Excel. Aplikasi dengan beragam fitur ini mampu mempermudah bahkan mengkonversi data menjadi analisis data yang mudah dipahami. Salah satu fitur yang paling sering dipakai adalah conditional formatting.

Fungsi conditional formatting dianggap sangat membantu data scientist sebab kemampuannya dalam mengurutkan dan memilih data secara otomatis memudahkan proses analisis. Lalu, apa itu conditional formatting? Bagaimana cara mengaplikasikannya? Berikut ulasannya.

Apa itu conditional formatting dalam Excel?

Aplikasi spreadsheet seperti Microsoft Excel memiliki fitur conditional formatting. Fungsi conditional formatting adalah untuk memungkinkan pengguna mengaplikasikan formatting khusus terhadap cell yang memiliki kriteria khusus. Conditional formatting sering menggunakan format berbasis warna untuk menandai, menunjukkan, atau membedakan sekelompok informasi dari sekumpulan data yang tersimpan dalam file database.

Contohnya, ketika Anda ingin membedakan nilai yang terdapat dalam satu kolom, Anda bisa meng-highlight cell dengan angka nol atau kurang dari dua. Dari sini, Anda dapat menerapkan peraturan-peraturan yang Anda inginkan dengan fungsi conditional formatting yang tersedia.

Apa saja fungsi conditional formatting?

Conditional formatting memiliki sejumlah fungsi yang dapat diterapkan untuk setiap cell yang diinginkan. Berikut ini adalah beberapa fungsi conditional formatting yang dapat Anda gunakan.

1. Logika If-Then

Setiap rules dalam conditional formatting pada dasarnya dibuat berdasarkan logika if-then sederhana: ketika kriteria X adalah benar, maka formatting Y akan diaplikasikan dalam cell tersebut. Anda tidak perlu memasukkan kode logika rumit.

Bahkan, Excel dan aplikasi spreadsheet lain sudah membuatkan parameter built-in sehingga Anda hanya perlu memilih kondisi yang Anda inginkan sebagai rules dalam cell. Ketika sudah mahir, Anda bahkan dapat mengkustomisasi formula untuk mendapatkan format yang diinginkan.

2. Preset Conditions

Dalam Excel, Anda dapat menemukan rules preset, atau pengaturan fungsi  yang sudah diatur sebelumnya, untuk membantu pemula mengaplikasikan formatting yang diinginkan.

3. Custom Conditions

Untuk situasi di mana Anda harus memanipulasi preset condition, seperti yang sudah diungkap sebelumnya, Anda dapat menggunakan fungsi ini untuk menciptakan rules unik.

 4. Multiple Conditions

Fungsi terakhir adalah dengan mengaplikasikan sejumlah rules untuk satu cell atau lebih. Rules yang diterapkan dapat terdiri dari sejumlah layer yang akan diterapkan sesuai dengan urutannya.

Penerapan conditional formatting akan memudahkan Anda dan tim untuk tetap update terhadap data yang Anda miliki. Sebab, formatting yang diterapkan pada cell yang diinginkan akan menarik perhatian penggunanya. Anda akan dengan mudah menemukan tanggal atau deadline penting karena cell memenuhi nilai yang diinginkan. Hal ini tentu meningkatkan produktivitas masing-masing anggota karena kemudahan menemukan data penting dengan nilai informasi yang berubah-ubah.

Bagaimana cara melakukan conditional formatting dalam Excel?

Ketika sudah tahu jenis-jenis fungsi conditional formatting di atas, maka sudah saatnya menerapkan fungsi tersebut dalam file Excel yang sedang Anda analisis. Berikut ini adalah beberapa cara melakukan conditional formatting paling dasar yang bisa Anda gunakan dalam kebutuhan tertentu.

1. Terapkan highlight rules pada sheet Excel

Cara ini dapat diterapkan untuk memberi warna pada cell yang memenuhi kriteria atau rules yang Anda tentukan. Pertama, persiapkan data yang ingin Anda highlight. Pilih range value yang ingin diberlakukan rules. Pada tab Home, klik Conditional Formating yang ada di kanan atas toolbar, kemudian pilih Highlight Cells Rules. Di situ, akan muncul beberapa rules yang dapat dipilih sesuai kebutuhan. Cell yang memenuhi kriteria akan muncul dengan formatting yang diinginkan.

2. Buat top/bottom rules

Rules ini memungkinkan pengguna untuk menandai nilai top atau bottom dalam satu range. Di tab Conditional Formatting, pilih Top/Bottom Rules. Kotak dialog akan muncul untuk mengatur awal batas range dari top/bottom, serta jumlah data yang ingin ditampilkan. Formatting yang muncul akan disesuaikan dengan preset yang Anda terapkan.

3. Tambahkan data bars

Data bars menunjukkan visualisasi terhadap satu cell. Panjang bar akan menunjukkan nilai satu cell terhadap cell lain dalam satu range tertentu. Data bars punya dua pilihan, gradien dan solid fill, yang bisa Anda pilih berikut warna cell dan teks. 

4. Tambahkan color scales

Color scales hampir mirip dengan data bars. Namun, alih-alih menunjukkan panjang bar, color scales akan menunjukkan gradien warna. Tinggi rendahnya nilai suatu cell terhadap suatu range akan ditunjukkan dari perpindahan warna yang Anda pilih.

5. Tambahkan icon sets

Bila sebelumnya fungsi conditional formatting menggunakan warna, maka icon sets justru memunculkan ikon sebagai format cells. Umumnya, ikon yang digunakan adalah ikon panah dengan segala variasinya.

Kesimpulan

Menggunakan fungsi conditional formatting sangat memudahkan data scientist untuk mengidentifikasi nilai dalam satu range data. Dengan begitu, proses identifikasi dalam satu range data akan lebih efisien waktu. Algoritma Data Science School menyediakan pembelajaran mengenai detail penerapan conditional formatting. Sehingga, dalam proses analisis, seorang data scientist dapat menemukan metode yang cepat dan efisien untuk memproses dan mengidentifikasi database yang dimiliki.