Dalam sebuah perusahaan, khususnya perusahaan modern, penyimpanan data merupakan hal penting yang dapat memengaruhi kinerja dan performa perusahaan tersebut. Tanpa menyimpan data, sebuah perusahaan tidak dapat mengambil strategi berdasarkan pengalaman maupun mengevaluasi kinerjanya selama ini.

Akan tetapi, penyimpanan data yang terlalu lama dan bertumpuk-tumpuk juga dapat memberikan sekumpulan informasi tidak berguna. Pada akhirnya, perusahaan juga tidak efisien dan memiliki risiko keamanan tinggi. Untuk itu, perusahaan perlu data retention. Apa itu data retention? Simak penjelasan berikut!

Apa itu data retention?

Data retention adalah metode penyimpanan informasi untuk jangka waktu tertentu. Karena hanya untuk jangka waktu tertentu, penyimpanan ini dapat menyajikan informasi data terbaru tanpa menghapus riwayat informasi perusahaan yang masih diperlukan, sehingga kinerja perusahaan dapat lebih efisien. Metode penyimpanan ini akan sangat membantu perusahaan-perusahaan yang harus melayani pelanggan berdasarkan catatan informasi yang telah ada sebelumnya. 

Mengapa data retention penting bagi perusahaan?

Setelah mengetahui apa itu data retention, selanjutnya perlu diketahui mengapa perannya penting bagi perusahaan. Metode penyimpanan yang baik lewat data retention dapat membuat perusahan punya standar operasional yang baik dan taat pada berbagai peraturan berlaku.

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, data retention akan memiliki peran yang sangat penting untuk perusahaan-perusahaan modern yang melayani pelanggan berdasarkan catatan informasi yang telah diperoleh sebelumnya. Misalnya, untuk meningkatkan kepuasan pelanggan berdasarkan feedback yang pernah diberikan oleh pelanggan.

Data retention juga berfungsi untuk menjamin catatan keuangan perusahaan, menepati peraturan perundang-undangan yang berlaku, mematuhi peraturan industri, hingga memudahkan akses terhadap keperluan informasi. Tanpanya, hal-hal ini akan diatur secara manual dan memakan banyak waktu.

Bagaimana cara membangun data retention?

Pada dasarnya, data retention berfungsi untuk mempermudah dan mengoptimalkan kinerja perusahaan dengan metode penyimpanan data yang hanya berlaku dalam jangka waktu tertentu. Lalu, apa saja yang perlu diperhatikan saat ingin membangunnya untuk perusahaan? Ketahui jawabannya dengan membaca penjelasan berikut ini.

1. Pahami dulu regulasi yang berlaku

Sebelum membangun sebuah data retention, perusahaan harus memahami terlebih dahulu regulasi yang berlaku untuk mengatur penyimpanan data tersebut. Jadi, pastikan bahwa perusahaan Anda telah membuat kebijakan penyimpanan data berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Menentukan peraturan terkait penyimpanan data dapat menguntungkan beberapa pihak, misalnya konsumen dapat bertransaksi secara lebih aman. Artinya, mereka tidak perlu khawatir datanya dicuri dan dimanfaatkan secara tidak baik oleh perusahaan. Begitu juga dengan perusahaan, Anda tidak perlu khawatir data akan dicuri oleh organisasi atau perusahaan lain.

2. Identifikasi data berdasarkan kebutuhan bisnis

Hal kedua yang perlu Anda lakukan adalah mengidentifikasi keperluan bisnis Anda. Selain memperhatikan peraturan perundang-undangan yang berlaku bagi bisnis, Anda juga harus melihat kebutuhan perusahaan saat ingin membangunnya. Bisa saja bisnis atau perusahaan Anda memerlukan penyimpanan data dengan tempo waktu yang lebih lama dibandingkan dengan ketentuan yang terdapat dalam peraturan perundang-undangan.

3. Tetapkan sistem pengarsipan data yang efektif

Hal berikutnya yang perlu Anda perhatikan saat ingin membangun data retention adalah dengan menetapkan sistem pengarsipan data yang efektif. Sering kali kebijakan mengharuskan Anda untuk menyimpan data lebih lama dibandingkan dengan kebutuhan perusahaan. Untuk menghindari tumpukan informasi yang tidak berguna, lebih baik jika Anda memindahkan data dalam arsip. Sehingga, data pun tidak hilang sepenuhnya, tetapi juga tidak mengganggu kinerja perusahaan yang sudah tidak lagi membutuhkannya.

 4. Delegasi tugas untuk menerapkan data retention

Terakhir, untuk menghemat waktu dan tenaga saat akan membangun data retention, Anda bisa mendelegasikan tugas ini kepada orang atau organisasi lain yang menyediakan layanan pembuatan data retention. Tanpa perlu mempelajari cara membuat dan mengoperasikannya, Anda bisa langsung memanfaatkan kegunaannya bagi perusahaan. Jika Anda menggunakan jasa dari organisasi atau perusahaan lain untuk menerapkan data retention, tentu ada biaya tambahan yang harus Anda persiapkan.

Kesimpulan

Data retention adalah metode penyimpanan data yang berguna untuk mengumpulkan informasi dalam jangka waktu tertentu sesuai kebutuhan masing-masing perusahaan yang telah disesuaikan dengan peraturan perundang-undangan setempat. Penyimpanan ini diperlukan supaya perusahaan memiliki kumpulan informasi yang relevan tanpa perlu menyimpan data terlalu lama dan cenderung usang.

Jika ingin membangun data retention perusahaan, ada empat hal yang perlu Anda perhatikan. Pertama, pahami regulasi yang berlaku. Selanjutnya, identifikasi kebutuhan bisnis Anda, tetapkan sistem pengarsipan yang efektif, dan terakhir, delegasikan tugas ini pada orang lain yang lebih paham tentang data retention.

Jika Anda tertarik untuk memahami lebih lanjut tentang data retention atau data science, ikuti beragam kelas yang telah disediakan oleh Algoritma Data Science School. Anda bisa mengikuti kelas khusus individu maupun korporat yang kurikulumnya telah diakui dan mendapat sertifikasi resmi dari RStudio. Klik di sini untuk mengetahui program-program dari Algoritma Data Science School!